當一個小企業逐步發展起來的時候，就會逐漸感到公司各方面的不足， 事情越來越多，訂單常常出錯貨，庫存經常賣到缺貨，要不就是積壓滯銷，銷售系統 應收應付有時跟會計又不是同一個系統. 這時候老闆就會想到升級一個高級一點的系統應該就能解決一切問題了，果真是這樣嗎？ 此時才是一切夢魘得開始 ！

你知道你要的是甚麼樣的軟件嗎？

1. 軟件需求評估

第一次的軟件升級是最重要的也是最艱難的一步， 首先 目前軟件公司在開發軟建上 都是以所謂選單的方式在後台進行組合，將一般企業可能用到的軟件儘量都做成模塊，方便日因應不同的客戶需求進行組合，這樣能大輻降低開發成本，細節部份應是軟件公司的專業，我們不需要瞭解太多。我們身為使用者，我們則必須對過去公司在運營上， 使用上所遭遇的問題提出可行的、 且具邏輯性的功能描述，上述這句話要仔細斟酌，這項工作是整個信息化過程的最核心工作，這項工作的難點在於一般使用者在描述問題時，無法將所遇到的問題清楚的將其邏輯化，再由軟件公司的實施人員做二次轉化，比對目前現存軟件功能是否能滿足，再由使用單位與軟件實施顧問雙方達成一個妥協的方案，由於目前軟件均非訂製化, 有些功能或是使用者介面無法完全達到使用者的需求, 所以雙方須取得共識, 以免日後造成爭議。

2. 公司方所派出的代表人，須具備的條件 (此一主辦人的專業事關成敗)

一般公司都認為必須由一位所謂之信息部主管來擔當此項工作，試問目前公司是第一次準備採用所謂的系統整合軟件, 過去公司規模小根本沒有這崗位，雇不起，也不知要如何用這等人才，可是難處在於，多年以來，雖說公司作業系統似有似無，但是也自然形成了管理規範或是勉強稱作流程。 但是一旦要開始使用整合軟件， 其中的框架與流程的嚴謹度是有其制約性的，很多原本過去簡單行事的作法都必須改變。這點在進入實施階段會產生巨大的阻礙。一個外來的主管要從事此項工作是有其困難的，首先 針對原有公司的作業方式必須有相當之了解，先不論是否合乎內稽內控原則，光是了解公司的核心；業務循環模塊， 可能就得花掉許多時間，加上這種小型公司本來文化上就容易排外，光是在期初調研上就可能失敗了。 所以 根據本人實踐及輔導過的案例，最佳的組合就是，公司老闆或是實際有能掌握公司人事權的高階領導

所以針對團隊的組建, 比較適合的組合是，公司最高領導必須親自從頭參與，領導必須對原有公司系統上的問題有相當之理解，再從外部聘任曾經從事於本行業之信息專業顧問，共同對軟件公司進行評估。 為什麼公司最高主管必須親自參與且學習所謂的系統軟件的基本概念。 一般中小公司會被一個觀念誤導，公司都必須常設一個所謂的資訊主管，這類公司是已經升級過幾次軟件，且公司在內部流程的改善上已經經過多次改善，公司從最高主管至中級主管對所謂甚麼是系統化，都已經有相當的實務經驗與了解。 但是對一個尚未邁入第一階的小型企業，光是在內部流程的改變，可能就要面臨原有員工適應上的問題，這是第一個必須面對的最嚴峻的問題，如果不是老闆親自壓著，只是靠著新來的信息部經理，或是軟件公司的實施顧問來要求原有員工自我改變來接受新的觀念，風險是非常高的。